📦 وحدة المخزون / المستودعات (Inventory / Warehouse Unit)

📦 وحدة المخزون / المستودعات (Inventory / Warehouse Unit)

وحدة المخزون هي المسؤولة عن الرقابة والإشراف على كافة المواد التي تمتلكها المؤسسة، سواء كانت مواد خام، منتجات تحت التشغيل، بضاعة جاهزة للبيع، أو قطع غيار ومستلزمات تشغيل. الهدف الأساسي هو ضمان توفر المواد بالكمية والنوعية المناسبة وفي الوقت المناسب، مع تقليل تكاليف التخزين والتلف.
1. 🏢 نبذة وأهمية الوحدة
التعريف: هي الإدارة المعنية بإدارة حركة المخزون من لحظة استلامه من الموردين، مروراً بتخزينه وتنظيمه، وصولاً إلى صرفه للجهات المستفيدة (كالإنتاج أو المبيعات).
أهميتها:
* استمرارية العمليات: ضمان عدم توقف الإنتاج أو تأخر تلبية طلبات العملاء بسبب نقص المواد (Uninterrupted Operations).
* تحسين رأس المال العامل: الموازنة بين وجود مخزون كافٍ وبين تجميد مبالغ مالية كبيرة في مخزون غير ضروري (Working Capital Optimization).
* الرقابة ومنع الهدر: حماية المخزون من السرقة أو التلف أو التقادم، وضمان دقة الأرقام المخزنية.

2. 📝 المهام الرئيسية لوحدة المخزون / المستودعات

تتوزع مهام وحدة المخزون بين الجانب اللوجستي (الحركة المادية) والجانب الرقابي (التسجيل والتأكد من الدقة):
| فئة المهمة | الوصف التفصيلي للمهام |
|---|---|
| I. الاستلام والتفتيش (Receiving) | * استلام البضاعة: التحقق من مطابقة البضاعة الواردة لأوامر الشراء (الكمية والنوع). |
| | * فحص الجودة: التنسيق مع إدارة الجودة لفحص المواد المستلمة قبل إدخالها للمخزن. |
| | * إعداد سندات الإدخال: تسجيل المواد في سجلات المخزون بعد التأكد من سلامتها وإصدار سندات الإدخال المخزني. |
| II. التخزين والتنظيم (Storage) | * ترميز وتصنيف المخزون: تحديد مواقع تخزين مناسبة للمواد وتنظيمها (Location Management). |
| | * الحفظ والتأمين: ضمان ظروف تخزين مناسبة (درجة حرارة، تهوية، أمان) لتجنب التلف أو السرقة. |
| | * صيانة المخزون: متابعة تواريخ انتهاء الصلاحية للمواد القابلة للتلف. |
| III. الصرف والإمداد (Issuing) | * تلبية طلبات الصرف: صرف المواد بناءً على طلبات صرف معتمدة من الإدارات الأخرى (Production/Sales). |
| | * التأكد من الأسلوب المحاسبي: تطبيق طريقة الصرف المعتمدة (مثل الوارد أولاً يصرف أولاً FIFO أو المتوسط المرجح). |
| | * إعداد سندات الإخراج: تسجيل المواد المصروفة وإصدار سندات الإخراج المخزني. |
| IV. الرقابة والتدقيق (Control & Auditing) | * الجرد الدوري/المفاجئ: إجراء عمليات جرد فعلية للمطابقة بين الأرصدة الدفترية والأرصدة الفعلية في المستودع. |
| | * معالجة الفروقات: تحديد أسباب أي نقص أو زيادة في المخزون (Inventory Variances) ومعالجتها محاسبياً وإدارياً. |
| | * الحد الأدنى والأقصى: تحديد نقاط إعادة الطلب والحد الأقصى للمخزون لمنع النقص أو التخزين الزائد. |
| V. التقارير والتخطيط | * تقارير حركة المخزون: تقديم تقارير دورية عن معدل دوران المخزون (Inventory Turnover) والمواد بطيئة الحركة (Slow Moving Items). |
| | * التنبؤ بالاحتياجات: المساعدة في التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية للمواد بالتنسيق مع قسم المشتريات. |