🗣️ وحدة شؤون المواطنين

📝 نبذة عن وحدة شؤون المواطنين

وحدة/شعبة شؤون المواطنين هي وحدة إدارية أساسية موجودة في مختلف المؤسسات الحكومية، وخاصة في الجامعات والدوائر الرسمية، وتُمثّل الواجهة المباشرة بين المؤسسة وجميع المتعاملين معها (المواطنين، الموظفين، التدريسيين، والطلبة).
الهدف الرئيسي للوحدة هو تعزيز الثقة وتحسين العلاقة بين المؤسسة وجمهورها من خلال تبسيط الإجراءات، معالجة الشكاوى، وتوفير الشفافية.

🎯 المهام الرئيسية لوحدة شؤون المواطنين

تتمحور مهام هذه الوحدة حول التفاعل المباشر مع الجمهور وإدارة قضاياهم بفعالية، وتشمل:
* 1. استقبال وإدارة الطلبات والشكاوى:
* الاستقبال: استقبال جميع أنواع الطلبات والشكاوى والمقترحات من جميع شرائح المواطنين (بما في ذلك الموظفين والطلبة).
* التوثيق: استلام الطلبات والشكاوى (سواء كانت ورقية، أو عبر المنصات الإلكترونية مثل "منظومة حكومة المواطن الإلكترونية") وتوثيقها ومنحها كود متابعة خاص.
* العرض: رفع الطلبات إلى المسؤول الأعلى في المؤسسة (كالعميد أو رئيس الجامعة) لأخذ التوجيه والرأي فيها.
* 2. المتابعة والتنسيق:
* الإحالة: إحالة الطلبات والشكاوى إلى الأقسام والجهات المعنية داخل المؤسسة حسب الاختصاص.
* المتابعة: متابعة سير الطلبات والشكاوى مع الأقسام المعنية لضمان إنجازها وإيجاد الحلول المناسبة في الوقت المحدد.
* الإبلاغ: التواصل مع المواطن (عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو المراجعة المباشرة) لإبلاغه بالإجراء المتخذ والرد النهائي على طلبه أو شكواه.
* 3. الإرشاد والمقابلة:
* التوجيه: استقبال المراجعين والإصغاء لطلباتهم وشكواهم وتوجيههم وإرشادهم إلى الآليات الصحيحة والأقسام المختصة لإنجاز معاملاتهم.
* تنظيم المقابلات: الإشراف المباشر على تنظيم المقابلات الخاصة بالمسؤول الأعلى في المؤسسة (رئيس الجامعة/العميد) مع المواطنين وتوثيق ما يدور فيها.
* 4. التقارير والرقابة:
* رفع التقارير: إعداد ورفع التقارير الدورية (الشهرية والسنوية) حول نشاطات الوحدة وعدد الطلبات والشكاوى المنجزة إلى الجهات العليا (ديوان الجامعة/الوزارة).
* رصد الإعلام: رصد الشكاوى والقضايا المتعلقة بالمؤسسة المنشورة في وسائل الإعلام ومنصات التواصل الاجتماعي، واتخاذ الإجراءات العاجلة لمعالجتها.