📧 وحدة البريد المركزي والقلم السري

📧 نبذة وحدة البريد المركزي والقلم السري

تُعدّ كل من وحدة البريد المركزي والقلم السري من الوحدات الإدارية الأساسية والضرورية لضمان الانسيابية والدقة في حركة المراسلات والوثائق الرسمية داخل أي مؤسسة (جامعة، كلية، وزارة)، مع اختلاف جوهري في طبيعة المراسلات التي تتعامل معها كل وحدة.
أولاً: 📬 وحدة البريد المركزي (Central Mail Unit)
نبذة عن الوحدة
وحدة البريد المركزي هي المركز العصبي لحركة المراسلات الرسمية والعامة داخل وخارج المؤسسة. وهي مسؤولة عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع المراسلات الواردة والصادرة ذات الطابع غير السري، وتُعدّ المرجع الأساسي لتسجيل وتوثيق حركة الكتاب الرسمي.

🎯 مهام وحدة البريد المركزي

* استلام وتوثيق البريد الوارد:
* استلام جميع المراسلات الواردة من الجهات الخارجية (الوزارة، الجامعات الأخرى، الدوائر الحكومية).
* تسجيل البريد الوارد في سجل الصادر والوارد (اللوغاريتم) وتحديد تاريخ الاستلام والرقم المتسلسل للكتاب.
* فرز وتوزيع المراسلات:
* فرز الكتب الواردة حسب موضوعها والجهة المرسلة إليها داخل المؤسسة (العمادة، الأقسام، الوحدات).
* توزيع المراسلات الداخلية على الأقسام المعنية بعد تدوين التوجيهات عليها من المسؤول الأعلى.
* تنظيم البريد الصادر:
* استلام الكتب الصادرة من الأقسام بعد توقيعها من العميد/المدير.
* تسجيل الكتب الصادرة في سجل الصادر الخاص وتحديد الرقم الصادر وتاريخه.
* تغليف وختم وتجهيز المراسلات للإرسال إلى الجهات الخارجية.
* الأرشفة: حفظ وتأمين سجلات الصادر والوارد والوثائق المتعلقة بحركة المراسلات العامة.
ثانياً: 🖋️ القلم السري (Secret Pen / Confidential Office)
نبذة عن الوحدة
القلم السري هو وحدة إدارية ذات حساسية عالية، وغالباً ما تكون ملحقة مباشرة بمكتب رئيس المؤسسة (العميد أو رئيس الجامعة). مهمتها الأساسية تكمن في التعامل مع الوثائق والمراسلات السرية والشخصية التي تخص شؤون الموظفين العليا، كالتنقلات، التعيينات، العقوبات الإدارية، وتقارير الكفاءة السرية.
🎯 مهام القلم السري
* التعامل مع المراسلات السرية:
* استقبال المراسلات التي تحمل تصنيف (سري)، (شخصي)، أو (مهم جداً).
* فتح وتجهيز هذه المراسلات وعرضها مباشرة على المسؤول الأعلى (العميد/رئيس الجامعة).
* التوثيق المنفصل:
* مسك سجل خاص بالصادر والوارد السري يختلف عن سجل البريد المركزي، ولا يطلع عليه إلا عدد محدود جداً من الموظفين المصرح لهم.
* توثيق قرارات المجلس واللجان ذات الطابع السري.
* إدارة الملفات الشخصية والحساسة:
* الاحتفاظ بملفات أعضاء هيئة التدريس والموظفين (الخدمة، الترقية، التقاعد) ومتابعة سير الإجراءات الخاصة بها.
* إعداد الكتب والمراسلات السرية الصادرة التي تخص شؤون الأفراد قبل توقيعها من المسؤول الأعلى.
* السرية والأرشفة:
* ضمان أعلى درجات السرية في تداول الوثائق، وتطبيق الإجراءات الأمنية على حفظها.
* أرشفة جميع الوثائق السرية في خزائن مؤمنة ومحكمة الإغلاق.